7 مرحله بهبود ارتباطات داخلی سازمان ها
ما گاهی می شنویم که عملکردهای ارتباطات داخلی یک سازمان ضعیف هستند اما این به چه معناست؟ داشتن یک برنامه راهبردی ارتباطات داخلی گامی حیاتی برای سازماندهی، اولویت‌بندی، برنامه‌ریزی، تامین منابع و عملکرد بهینه زمان شماست. این کار ممکن است راحت به نظر برسد، اما اغلب ما متوجه می‌شویم که عملکردهای ارتباطات داخلی برنامه‌های روشنی ندارند.
و داشتن یک برنامه مشخص برای موارد زیر ضروری است:
- ارتباطات داخلی را در جایی متمرکز کنید که کسب و کار بیشتر به آنها نیاز دارد
- توانمندسازی رهبران و تیم‌های ارتباطات داخلی تا مشاوران فعال‌تری برای کسب‌وکار با تمرکز بر ارائه ارزش و تأثیر باشند.
- حمایت از کارکنان و نیازهای آنها
- از کانال های موجود و جدید برای دسترسی به کارکنان استفاده کنید
برنامه راهبردی ارتباطات داخلی چیست؟
یک برنامه راهبردی ارتباطات داخلی ابزاری برای رهبران است که به هدایت رفتارها و اقدامات کارکنان کمک می کند که نتایج مطلوب کسب و کار را ایجاد می کند. ارتباطات داخلی باید مستقیماً از نتایج کلیدی تجاری سازمان پشتیبانی کند. یک برنامه ارتباطی داخلی باید هر سال برای حمایت از استراتژی کسب و کار به‌روزرسانی شود، نه اینکه به‌صورت موقت باشد.
نحوه ایجاد یک برنامه ارتباط داخلی در 7 مرحله
نیازی نیست برنامه ارتباطات داخلی شما طولانی باشد چند صفحه خوب است یا حتی یک صفحه کار می کند. هنگام توسعه برنامه خود از این هفت مرحله به عنوان چارچوب استفاده کنید.
مرحله 1: وضعیت را خلاصه کنید
یک نمای کلی از وضعیت و آنچه که نیاز به ارتباطات را برمی انگیزد ارائه دهید. وضعیت فعلی را ترسیم کنید، نیازهای کسب و کار را در نظر بگیرید و برای کمک به این فرآیند با سهامداران کلیدی صحبت کنید. این بخش شامل تحقیق و تجزیه و تحلیل است و به متغیرهای موجود و آنچه در حال حاضر برای رسیدگی به این موضوع انجام می شود می پردازد.
مرحله 2: نتیجه مورد نظر خود را تعیین کنید
برای رسیدن به نتیجه واقعی، با پاسخ دادن به این سوال شروع کنید: چه چیزی می خواهید برای کسب و کار به دست آورید؟ هنگامی که به آن پاسخ دادید، می‌توانید تصمیم بگیرید که چه استراتژی‌ها و تاکتیک‌های ارتباطی برای دستیابی به آن نتیجه تجاری مناسب‌تر هستند.
مرحله 3: مخاطب خود را تعریف کنید
گروه های مختلف مخاطبان (که گاهی به عنوان خانواده های شغلی نامیده می شود) و طرز فکر آنها را فهرست کنید و آنچه را که می خواهید آنها بدانند را در نظر بگیرید. ارتباط با آنها این به شما کمک می کند تمرکز کنید، زمینه مشترک پیام های خود را پیدا کنید و همچنین پیام های خود را برای بخش های مختلف مخاطب بر اساس نیازهای اطلاعاتی منحصر به فرد آنها تطبیق دهید. خانواده‌ها یا بخش‌های شغلی مخاطبان ممکن است یک واحد تجاری خاص، مدیران ارشد، موقعیت‌های جغرافیایی، نقش‌های عملکردی، سهامداران، گروه‌های وابسته کارکنان یا رهبران افراد باشند.
مرحله 4: پیام های خود را توسعه دهید
بر اساس مخاطبان خود، در ادامه مهمترین پیام ها (یا نکات) مورد نیاز برای برقراری ارتباط با مخاطبان را مشخص کنید. در اینجا چند نکته اضافی برای پیام های شما وجود دارد:
- آنها را ساده نگه دارید: مردم چیزها را بر اساس ایده های ساده به یاد می آورند
- غیرمنتظره باشید: وقتی افراد را غافلگیر می کنید، آنها تمایل دارند آن را به خاطر بسپارند – مانند یک آمار متقاعد کننده یا داستانی که به روشی متمایز ارائه شده باشد.
- معتبر باشید: از حقایق، ارقام و مثال ها و منابع قابل باور استفاده کنید
- الهام بخشیدن و ایجاد یک ارتباط عاطفی: مردم چیزهایی را به خاطر می آورند که به احساسات مرتبط است – چه چیز خنده دار باشد که آنها را بخنداند یا آنها را به تفکر وادار کند.
مرحله 5: تصمیم بگیرید که استراتژی شما چیست و از چه کانال ها و تاکتیک هایی استفاده خواهید کرد
نحوه ارائه پیام های خود به اندازه آنچه می گویید مهم است. در طول این مرحله، می‌توانید استراتژی‌های ارتباطات داخلی خود را شناسایی کنید، به عبارت دیگر، نحوه ارتباط پیام‌های کلیدی خود با مخاطبان را چگونه ارزیابی خواهید کرد. این مرحله ای است که در آن مشخص می کنید که کدام کانال ها و تاکتیک ها در رسیدن به هر مخاطب مؤثرتر است، بنابراین آنها پیام های کلیدی را درک کرده و با آنها ارتباط برقرار می کنند.
مرحله 6: تقویم ارتباطات خود را پر کنید
داشتن دید کامل از کانال های ارتباطی و تاکتیک هایی که برای اجرای برنامه خود استفاده می کنید (و زمان بندی برای همراهی با آن) مفید است. این کار به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که یک ریتم ثابت از ارتباطات دارید که در حول و حوش نقاط عطف کلیدی تجاری و سازمانی تنظیم شده است.
مرحله 7: پیشرفت خود را اندازه گیری کنید
نحوه اندازه گیری موفقیت ارتباطات داخلی را فهرست کنید. از این طریق می‌دانید که آیا استراتژی‌های ارتباط داخلی‌تان کار می‌کنند یا خیر. می توانید از ترکیبی از تکنیک های اندازه گیری مانند نظرسنجی یا مصاحبه استفاده کنید، اما نکته اصلی این است که مطمئن شوید که پیشرفت ارتباطات داخلی را اندازه گیری می کنید.