چگونه فرآیند پذیرش کارمندان خود را با هوش مصنوعی خودکار کنید
آیا به دنبال استخدام یک کارمند جدید هستید؟ فرآیند پذیرش کارمندان اولین تصوری است که شرکت شما به استخدام‌های جدید می‌دهد و می‌تواند تجربه آنها را با سازمان شما ایجاد کند یا از بین ببرد. ناگفته نماند، تحقیقات نشان می دهد که هزینه تعویض کارمند حقوق بگیر به طور متوسط 6 تا 9 ماه حقوق است. اما چگونه می‌توان یک فرآیند پذیرش برای کارمندان ایجاد کرد؟ آیا کاری وجود دارد که می توانید انجام دهید تا برخی از بارهای منابع انسانی را تحمل کنید، آنها را در زمینه های دیگر بهره وری بیشتر کنید و در عین حال رضایت کارکنان و نرخ حفظ آنها را نیز بهبود بخشید؟
فرآیند پذیرش کارمند چیست؟
برای شروع این کار، اجازه دهید ابتدا در مورد اینکه فرآیند پذیرش کارمند در واقع چیست، بحث کنیم. این فرآیند مستلزم توسعه و اجرای استراتژی برای تبدیل افراد بالقوه امیدوار به پرسنل با عملکرد بالا است.
فرآیند پذیرش از لحظه ای که شما پیشنهادی ارائه می دهید آغاز می شود و تا زمانی که کارمند به طور موثر در نقش خود عمل کند ادامه می یابد. Onboarding اساساً شامل هر فعالیتی است که در آن چارچوب زمانی انجام می شود، از جمله برنامه جهت گیری، استراتژی آموزشی، نصب معیارهای عملکرد و چرخه بازخورد.
اکنون که می‌دانید فرآیند ورود چیست و شامل چه مواردی می‌شود، بیایید در مورد اینکه چرا ممکن است برای شما و کسب‌وکارتان ضروری باشد بحث کنیم.
چرا یک فرآیند پذیرش کارمند داریم؟
دلایل زیادی وجود دارد که چرا داشتن یک فرآیند حضور کارمند مهم است.
در اینجا 5 دلیل اصلی وجود دارد:
سازگاری
سازگاری فرآیند آشنایی کارکنان جدید با آنچه مورد انتظار است و نحوه دریافت کمک در صورت نیاز است.
به عنوان مثال، کارکنانی که در محیط کار سازگار هستند، با نیازها، انتظارات و منابع شرکت آشنا هستند. اما کارمندان جدید تنها زمانی می توانند درگیر شوند که به درستی به آنها عادت کرده و با کسب و کار و موقعیت های خود آشنا شوند.
زمان سریعتر برای بهره وری
یک فرآیند نصب جامد، ناکارآمدی و سردرگمی را به حداقل می‌رساند، در حالی که به کارمند اجازه می‌دهد کارهای مهم را زودتر شروع کند.
به عنوان مثال، یافته‌ها نشان می‌دهد که کسب‌وکارهایی که فرآیندهای نصب قوی را اجرا می‌کنند، حفظ کارکنان جدید را تا 82 درصد و بهره‌وری را تا 70 درصد افزایش می‌دهند.
کارمند را درگیر کنید
زمانی که مدیریت بتواند تیم خود را درگیر کند، فضایی از بهره وری و سودآوری ایجاد می کند و شواهدی را ارائه می دهد که نشان می دهد مدیریت برای آنها و توسعه شخصی آنها ارزش قائل است. برای انجام این کار، به استخدام‌کنندگان جدید در مورد مزایای حضور در کسب‌وکارتان و اینکه چگونه به موفقیت آن کمک می‌کنند، آموزش دهید.
یک سیستم نصب جامد با استفاده از یک الگوی چک لیست کارمند جدید به ادغام در شرکت کمک می کند و روابط کارکنان را بهبود می بخشد. همچنین مستلزم تعیین هدف، بررسی مکرر مدیران، و توسعه کارکنان است و اطمینان حاصل می‌کند که کارکنان از وظایف خود، جایگاه خود و چگونگی بهبود حرکت رو به جلو آگاه هستند.
حفظ کارکنان را افزایش دهید
شما می توانید با استقبال گرم برای ادامه شتاب روند استخدام و پیشنهاد خود، حفظ کارمندان را افزایش دهید و انتقالی آرام را برای کسانی که از متقاضی به کارمند می روند، فراهم کنید. روز اول خود را با شادی، معرفی و یادگیری زودهنگام، با حذف هر گونه کاغذ بازی قبل از شروع، پر کنید.
برای اطمینان از سازگاری و سازگاری مناسب کارکنان جدید، و افزایش نرخ نگهداری، حداقل به مدت 90 روز به روند ورود خود ادامه دهید. این به این دلیل است که تحقیقات نشان می دهد که یک سوم جابجایی کارکنان در 90 روز اول اتفاق می افتد.
فرهنگ بهتر شرکت
برای اینکه به کارگران جدید فرصتی برای پذیرش ماموریت، چشم انداز و ارزش های شرکت بدهید، ابتدا باید به آنها نشان دهید که چگونه به نظر می رسد. فرآیندهای سوارکاری موثر تضمین می کند که ارزش های شرکت از همان ابتدا به کارکنان منتقل می شود.
ورود موفقیت‌آمیز به اطمینان از آمادگی آنها برای انجام کار است. از این رو اهمیت حفظ آنها در مسیر طی چند روز اول است.
ورود کارکنان از راه دور
کار از راه دور باقی مانده است و برای بسیاری از شرکت ها به یک امر عادی تبدیل شده است. ممکن است تعجب کنید که اگر کسب و کار شما دیجیتال است و می خواهید کارگران از راه دور استخدام کنید، فرآیند ورود به سیستم چگونه کار می کند. در اینجا ما در مورد چالش ها و چگونگی ایجاد یک فرآیند نصب از راه دور موثر بحث خواهیم کرد.
چالش‌های مشترک ورود از راه دور
ندانستن از چه کسی برای “سوالات تازه وارد” کمک بخواهید، یکی از رایج ترین مشکلاتی است که اعضای تیم جدید در طول سوار شدن از راه دور با آن مواجه می شوند. تعیین یک دوست همراه ضروری است تا اعضای تیم چهره مهربانی داشته باشند که بتوانند در صورت نیاز با او چت کنند.
ورود از راه دور ممکن است باعث مشکلات فنی مانند تاخیر در تحویل تجهیزات، مشکلات ایجاد حساب کاربری و نیاز به کسب سریع مهارت های فنی جدید شود. بسیار مهم است که مطمئن شوید بخش فناوری اطلاعات شما پرسنل کافی برای کمک به کارکنان جدید در چند روز یا هفته اول دارد.
مهمتر از همه، هنگامی که مشکلاتی برای ورود به سیستم وجود دارد، اعضای تیم جدید ممکن است در بیان خود مردد باشند. در عوض، از یک حلقه بازخورد برای به دست آوردن هر گونه بینش کلیدی در مورد فرآیند ورود استفاده کنید و از این بازخورد برای بهبود مداوم استفاده کنید.
برای رسیدگی به چالش‌های ذکر شده در بالا، نصب از راه دور باید بر سه حوزه کلیدی تمرکز کند: سازمانی، فناوری، و اجتماعی .
پذیرش سازمانی
اولین و متداول‌ترین مرحله ورود به هواپیما این است که به کارکنان جدید هر گونه اطلاعات لازم را که ممکن است برای گذراندن کارآمد روز کاری به آنها نیاز داشته باشند، آموزش دهیم.
به عنوان مثال، برای کار در محل، می‌توانید به استخدام‌کنندگان جدید نشان دهید که کجا ماشین خود را پارک کنند و کارت شناسایی بگیرند، چگونه در ساختمان بچرخند و غیره.
برای کارمندان از راه دور، این ممکن است بیشتر شبیه یک جلسه استقبال دیجیتال با تیم باشد. و همچنین به چه پلتفرم هایی نیاز است، نحوه کار با آنها و غیره.
این را با گنجاندن الگوهای چک لیست کارمندان جدید در فرآیند ورود خود بهبود دهید. علاوه بر این، بسیار مهم است که زبان و فرهنگ شرکت خود را به آنها آموزش دهید. به کارمندان جدید باید کمک های لازم برای انطباق با ارزش ها و استانداردهای جدید سازمانی، به ویژه در طول سال اول، داده شود. اینها را می توان در سه مرحله کلیدی در سال اول انجام داد: سه، شش و نه ماه. برای جمع‌آوری بازخورد در هر مرحله از الگوی چک لیست کارمندان جدید استفاده کنید.
مدیران استخدام باید به طور رسمی در مورد تاریخچه و نام تجاری شرکت، نحوه اندازه گیری و پاداش عملکرد و چگونگی ظهور امکانات توسعه بحث کنند.
مزایای استفاده از اتوماسیون پذیرش کارمندا
فرآیند پذیرش کارمندان دارای چهار سطح اصلی است که می توانید از آنها استفاده کنید.
- انطباق – این پایین ترین و ابتدایی ترین سطح است. این شامل هنجارها و قوانین اساسی حقوقی و مرتبط با خط مشی، کارکنان آموزشی است.
- شفاف سازی – به اطمینان از آگاهی کارکنان از نقش های جدید و تمام انتظارات مربوطه اشاره دارد.
- فرهنگ – این مقوله بزرگتری است که شامل دادن حسی به کارکنان جدید از هنجارهای سازمانی – رسمی و غیر رسمی – است.
- اتصال – این به ارتباطات و شبکه های بین فردی مهمی اشاره دارد که کارکنان جدید باید ایجاد کنند.
استفاده از هوش مصنوعی برای کمک به ورود کارکنان
برای کاهش زمان و هزینه پذیرش کارمندان داشتن فرآیند ورود کارمند جدید حیاتی است. همانطور که گفته شد، راهی برای سرعت بخشیدن به این فرآیند و کاهش بیشتر حجم کار با کمک هوش مصنوعی (AI) وجود دارد. تحقیقات نشان می‌دهد که هوش مصنوعی در حال حاضر توسط حدود 68 درصد از کسب‌وکارها برای فرآیندهای خود استفاده می‌شود. بنابراین، برای اطمینان از اینکه می‌توانید مرتبط بمانید و هزینه‌ها و حجم کاری را تا حد امکان کاهش دهید، می‌خواهید روی هوش مصنوعی سرمایه‌گذاری کنید.
در طول فرآیند پذیرش کارمندان و بررسی کارکنان، هوش مصنوعی می‌تواند موارد زیر را ارائه دهد:
چت ربات ها
چت ربات های منابع انسانی در کاهش بخش غربالگری فراگیر فرآیند سوار شدن، حیاتی هستند. این می تواند تجارب کارمندان شما را بهبود بخشد و بازخورد ارزشمندی را در اختیار شما قرار دهد. همچنین می تواند به شما کمک کند تا مشکلات کارمندان ناراضی را شناسایی کرده و به آنها رسیدگی کنید.
نه تنها پذیرش کارمندان بلکه از Chatbots نیز می‌توان برای اشتراک‌گذاری دوره‌های آموزشی استفاده کرد و به تمام سوالات متداول کارمندان تازه کار پاسخ داد.
چک لیست های هوشمند و برنامه های پشتیبانی از راه دور
نرم‌افزار هوش مصنوعی از فرآیندهای داخلی یا سیستم‌های مدیریت روابط برای ایجاد اعلان‌ها برای شخص مناسب در زمانی که نیاز به درخواست فرم یا ارسال اطلاعات به ترتیب دارد، استفاده می‌کند.
اسناد عضویت کارکنان را از نظر کامل بودن بررسی کنید
اغلب، یکی از بزرگترین مشکلات هنگام سوار شدن به کارکنان جدید، محدودیت‌های زمانی عملیات و رهبری است. اسناد زیادی وجود دارد که باید علاوه بر نقش های مدیر محصول، مانند قراردادها، اظهارنامه های مالیاتی، گذرنامه ها، گواهینامه های رانندگی، شماره شناسایی کارفرما و قراردادهای کاری مورد رسیدگی قرار گیرند.
هوش مصنوعی می‌تواند برای اتوماسیون اسناد استفاده شود و می‌توان از آن برای بررسی کامل بودن اسناد حضوری کارکنان استفاده کرد. به این ترتیب، این اولین قدم برای جذب نیروهای جدید است.
بینش بازخورد
به منظور بهینه‌سازی بیشتر فرآیند سوار شدن، می‌توان از ابزارهای نصب هوش مصنوعی برای بررسی و تفسیر پاسخ‌های نظرسنجی بازخورد به منظور بهبود فرآیند سوار شدن استفاده کرد.