چگونه یک نمودار سازمانی کسب و کار ایجاد کنیم و چرا آنها بسیار مهم هستند

برای بیش از یک قرن، نمودارهای سازمانی بخش مهمی از دنیای شرکت ها بوده است. اما شیوه های مدیریت و ساختار در شرکت ها به شدت تغییر کرده است. آیا اخیراً یک کارمند درباره احساس خستگی به دلیل کار زیاد بازخورد منفی به شما داده است؟ آیا واقعاً به نمودار سازمانی کسب و کار نیاز دارید؟

اهمیت نمودارهای سازمانی کسب و کار چیست و اینکه کدام نوع برای شرکت شما مناسب است.

نمودار سازمانی کسب و کار چیست؟

نمودار سازمانی کسب و کار یک نمودار بصری است که به عنوان راهنمای ساختار یا سلسله مراتب شرکت در قالب یک نمودار عمل می کند.  نمودار سازمانی کسب و کار نشان دهنده زنجیره فرمان برای نشان دادن بخش هایی است که در یک شرکت وجود دارد. می‌توانید آن را به‌عنوان یک GPS برای پیمایش شرکت در نظر بگیرید، زیرا می‌تواند شامل تصاویر، نام‌ها، عناوین شغلی، نقش‌ها، حتی اطلاعات تماس کارکنان باشد و به آنها کمک می کند تا بدانند کدام کارمند به چه کسی گزارش می دهد.

5 مزیت نمودارهای سازمانی مشاغل کوچک

صرف نظر از اندازه، تقریباً همه شرکت ها به یک نمودار سازمانی نیاز دارند زیرا این نمودار اساس هر سیستم و فرآیندی است. در اینجا ادامه مزیت استفاده از نمودار سازمانی برای کسب و کار کوچک شما آورده شده است.

شماره 1: همه کارکنان نقش خود را در شرکت می دانند

این یکی از دلایل اصلی مفید بودن نمودار سازمانی است. هنگام استخدام پرسنل جدید، آنها ممکن است با برخی از افرادی که در حال حاضر در شرکت کار می کنند ملاقات کنند، اما به خاطر سپردن نام کارمندان، مسئولیت ها و غیره بدون داشتن نمودار سازمانی چالش برانگیز خواهد بود.

چه کارمندان شما به دفتر بازگشته باشند یا در حال کار از خانه باشند، بهتر است که بتوانند به یک نمودار بصری دسترسی داشته باشند که به آنها در درک روابط گزارش دهی کمک می کند. کارمندی که در مورد نقش خود و زنجیره فرماندهی در شرکت خود مطمئن باشد، می تواند موقعیت خود را به آرامی ایفا کند.

شماره 2: در تخصیص منابع نیروی کار و تصمیم گیری کارآمدتر خواهید بود

می توانید از نمودار کسب و کار خود برای حمایت از تصمیمات مبتنی بر داده استفاده کنید، که در مورد استخدام تیم ها یا متخصصان منابع انسانی کاربرد دارد. ساختار کسب و کار به عنوان نقطه شروعی برای آنها عمل می کند تا تجزیه و تحلیل کنند که یک بخش یا تیم خاص برای بهره وری بیشتر به چه چیزی نیاز دارد.

علاوه بر این، می‌توانید به سهامداران یا سرمایه‌گذاران بالقوه کمک کنید تا ساختار اصلی شرکت و نحوه عملکرد کسب و کار شما را ببینند.

شماره 3: می تواند به جلوگیری از کارهای تکراری کمک کند

اگر می خواهید کارایی عملیاتی را در کسب و کار خود بهبود بخشید، سیلوهای سازمانی یکی از اولین مشکلاتی هستند که می خواهید از آن اجتناب کنید. این جایی است که نمودارها می توانند به شما کمک کنند تا با بررسی عملکردها و فرآیندهایی که توسط هر بخش و تیم انجام می شود، مسائلی را که مانع از روحیه و نوآوری می شوند، از بین ببرید. حتی ممکن است همپوشانی بین بازاریابی و فروش، فناوری اطلاعات و عملیات، و همچنین امور مالی و منابع انسانی باشد.

شماره 4: همکاری و ارتباطات را تقویت می کند

کارکنان با اخلاق های مختلف می تواند منجر به ناکارآمدی و چالش شوند. برای دوری از این مبارزه، به ویژه زمانی که بیماری همه گیر جریان تجارت را مختل کرد، بسیاری از شرکت ها راهی برای همکاری موثر با استفاده از فناوری و ایجاد یا به روز رسانی فرآیندها یافته اند. بنابراین جدای از نمودار سازمانی از دفتر فیزیکی، نمودارهای دیجیتالی که روسای بخش، مدیران و کارمندان می توانند به آنها دسترسی داشته باشند بسیار مهم هستند، به ویژه برای کسانی که کار از راه دور یا با تیم های مجازی انجام می دهند.

شماره 5: شرکت شما می تواند مهارت های بهتر را استخدام کرده و توسعه دهد

نقش‌های تیم استعدادیابی فقط شامل فرآیند استخدام نمی‌شود، بلکه شامل برنامه‌ریزی، توسعه و جانشینی نیز می‌شود. بنابراین، تهیه پیش‌نویس یک برنامه برای استخدام، برنامه‌ای برای مشاغل آنها و یک استراتژی برای رسیدن به موفقیت، همه با یک ساختار جامع و کاربردی از نمودارهای سازمانی آغاز می‌شوند.

دانستن اینکه کجا هستید و نقش تان به شما کمک می کند مسیر حرکت رو به جلو را بیاموزید، که به شما کمک می کند برنامه های خود را برای آینده بهبود بخشید. حتی اگر تیم منابع انسانی یا استخدام‌کنندگان ندارید، داشتن سیستمی که شامل پیش‌زمینه‌ای دقیق از نیروی کار شما باشد، فرآیند استخدام مقرون‌به‌صرفه‌تری را ممکن می‌سازد.

انواع نمودار سازمانی کسب و کار

انواع مختلفی از نمودارهای سازمانی وجود دارد که با جستجوی سریع آنلاین آنها را پیدا خواهید کرد. اما برای سهولت در انتخاب بهترین موردی که برای شرکت شما منطقی است، ما برترین ساختارهای سازمانی کسب و کارهای کوچک را فهرست کرده ایم.

• نمودار سازمانی افقی

این نمودار که به عنوان ساختار سازمانی مسطح نیز شناخته می شود، بیشتر برای مشاغل کوچک با نقش های نظارتی یا مدیریت میانی بسیار مناسب است.

• نمودار سازمانی عمودی

این رایج ترین ساختاری است که در بسیاری از مشاغل دیده می شود که به آن نمودار سازمانی سلسله مراتبی نیز می گویند. یک نمودار سازمانی سنتی از بالا به پایین را نشان می دهد. طرح آن مالک یا مدیر عامل کسب و کار را در بالا نشان می دهد، سپس مدیر، مدیران بخش یا سرپرستان و کارمندان را نشان می دهد.

• ساختار سازمانی ماتریسی

کسب‌وکارهایی که تیم خود را بسته به محصول خاصی که مدیریت می‌کنند تقسیم می‌کنند در حالی که هنوز به یک مدیر عملکردی گزارش می‌دهند، ممکن است به ساختار سازمانی ماتریسی علاقه‌مند باشند. این روش نمودارهای سنتی سازمانی را ترکیب می کند، ارتباطات و همکاری باز را تقویت می کند و به صورت متقابل عمل می کند.

سخن پایانی

پس از ساختن چارت سازمانی خود چه باید بکنم؟ قرار گرفتن در راس و مدیریت یک شرکت می تواند دشوار باشد، اما همچنین هیجان انگیز و چالش برانگیز است. این یک مسئولیت بی پایان است و نمودار سازمانی کسب و کار فقط به شما کمک می کند تا ساختاری برای کسب و کار خود ایجاد کنید، اما نباید به همین جا ختم شود.

نمودار سازمانی، از قبل به شما این ایده را می دهد که رهبران، از جمله صاحبان مشاغل کوچک، باید به کارمندان توجه کنند. این وظیفه شماست که هر زمان که احساس می کنند آسیب پذیر هستند از آنها محافظت کنید و وقتی در مورد تجربیات خود صحبت می کنند یا بازخورد می دهند گوش دهید. به آنها نشان دهید که فضای امنی را برای بحث درباره نظرات و ایده ها فراهم می کنید و به آنها اجازه می دهید صادقانه و آشکارا درباره عملکرد خود بحث کنند.