۵ مرحله مدیریت پروژه

شما به عنوان مدیر پروژه با چه مشکلات و موانعی روبرو هستید؟ برای بسیاری ارتباطات ضعیف و تأخیر در کار در صدر فهرست قرار دارند. بدون برنامه ریزی دقیق و استراتژی، ممکن است احساس کنید که درست کار نمی‌کنید. بنابراین، اگر در موقعیت مدیریت پروژه هستید، شروع با اصول اولیه بهترین گزینه است. در اینجا، مدیریت پروژه را به پنج مرحله تقسیم می‌کنیم تا به شما کمک کنیم بفهمید چه کاری چه زمانی باید انجام شود.

چرخه حیات مدیریت پروژه

صرف نظر از اندازه یا محدوده، همه پروژه ها از یک روند مشابه پیروی می‌کنند. در مدیریت پروژه به این فرآیند چرخه حیات پروژه می‌گویند. چرخه عمر پروژه به طور کلی شامل چهار مرحله است: شروع، برنامه ریزی، اجرا و بسته شدن. با این حال، برخی از مدیران پروژه، مرحله پنجمی به نام نظارت و کنترل را اضافه می‌کنند.

مرحله اضافی می‌تواند به مدیران کمک کند تا پروژه را در مسیر خود نگه دارند و اطمینان حاصل شود که مسائل به سرعت شناسایی شده و به آنها رسیدگی می‌شود. در نتیجه، مدل‌های پنج فازی مؤثرتر در کمک به موفقیت پروژه‌ها در نظر گرفته می‌شوند. در بخش بعدی، نگاه دقیق تری به هر مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه خواهیم داشت.

پنج مرحله مدیریت پروژه

هر پروژه موفق پنج مرحله یکسانی را طی می‌کند: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل.

مرحله 1: مفهوم و شروع پروژه

هر پروژه با مفهوم و شروع شروع می‌شود. در طی این مرحله، یک ایده به یک طرح تجاری تبدیل می‌شود که با اهداف، منشورهای پروژه و سهامداران کامل می‌شود.

این همچنین زمانی است که تیم های پروژه با مدیر پروژه گرد هم می آیند تا یک نقشه راه گسترده برای پروژه ایجاد کنند. تیم ها باید در این مرحله به چند سوال پاسخ دهند، از جمله:

• هدف از این پروژه چیست؟
• برخی از موانع احتمالی چیست؟
• سهامداران کلیدی چه کسانی هستند؟
• حداقل یا حداکثر بودجه دارد؟
• این پروژه چقدر طول می کشد؟

به عنوان بخشی از این مرحله، حامی پروژه (فردی که درخواست تکمیل پروژه را داشته است) بودجه و جدول زمانی را تایید می کند.

مرحله 2: برنامه ریزی پروژه

هنگامی که پروژه را در سطح وسیع تری تعریف کردید، وقت آن است که جزئیات را مشخص کنید. در طول این مرحله، مدیر پروژه یک برنامه دقیق برای اجرا، نظارت و کنترل پروژه تهیه می کند. این معمولاً با تعیین اهداف شروع می شود.

هنگام تعریف اهداف یک پروژه، متدولوژی های SMART و CLEAR محبوب ترین هستند. مخفف SMART مخفف عبارت Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Timely است. استفاده از این چارچوب تضمین می کند که اهداف شما به وضوح تعریف شده، واقع بینانه و قابل دستیابی هستند.

مخفف CLEAR مخفف Collaborative، Limited، Emotional، Acceptable و Refined است. در این روش، تیم پروژه به سمت هدفی کار می کند که در مهلت و بودجه پروژه مشخص و قابل دستیابی است. همه باید برای دستیابی به آن اشتیاق داشته باشند و این باید با اهداف کلی پروژه مرتبط باشد.

این طرح همچنین باید شامل نقاط عطف و قابل تحویل باشد تا همه بدانند چه کاری باید انجام شود، چه کسی چه کاری را انجام می دهد و چه زمانی نقاط عطف باید تکمیل شود. همچنین شامل تفکیک وظایف، جدول زمانی، برنامه ارتباطی، استراتژی کاهش ریسک و برنامه ای برای مقابله با بدترین سناریوها می شود.

چندین ایدئولوژی وجود دارد که می‌توانید برای برنامه ریزی برای این مرحله از آنها استفاده کنید. با استفاده از مدیریت پروژه چابک، منابع توسعه به طور موثر استفاده می شود و نیازهای مشتری برآورده می‌شود.

علاوه بر به روز نگه داشتن همه افراد در مورد پیشرفت، امکان ایجاد تغییرات سریع و آسان را فراهم می کند. مدیریت پروژه چابک مدیریت پروژه های توسعه نرم افزار را به طور موثرتر و کارآمدتر ممکن می‌سازد.

مرحله 3: اجرای پروژه

به محض اتمام مرحله برنامه ریزی، زمان شروع اجرای طرح است. اینجاست که کار واقعی انجام می‌شود. در طول این مرحله، مدیران پروژه گردش کار را ایجاد می‌کنند، وظایفی را به اعضای تیم اختصاص می‌دهند و اطمینان حاصل می‌کنند که همه در مسیر درست هستند. آنها همچنین ذینفعان و تیم ها را در جریان پیشرفت پروژه نگه می‌دارند.

یک ابزار مدیریت پروژه که به خوبی طراحی شده است، شما را در مسیر حرکت نگه می‌دارد و به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند.

مرحله 4: نظارت و کنترل در مدیریت پروژه

مرحله چهار معمولاً همزمان با مرحله سه اجرا می شود. از این گذشته، برای نظارت بر یک پروژه، در وهله اول باید در حال اجرا باشد. در طول این مرحله، مدیر پروژه با تیم خود برای حل هر گونه مشکل همکاری می کند. این شامل بررسی‌های دوره‌ای و به‌روزرسانی‌های طرح است تا تغییرات در محدوده پروژه یا در دسترس بودن منابع را منعکس کند.

همچنین نظارت بر پیشرفت در برابر طرح و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم بسیار مهم است. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد در جدول زمانی تجدید نظر شود تا تاخیرها یا تغییرات غیرمنتظره در نظر گرفته شود.

علاوه بر آن، مدیران پروژه می‌توانند پیشرفت را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) یا عوامل حیاتی موفقیت (CSF) بررسی کنند. به عنوان مثال، می توانید اندازه گیری کنید که آیا پروژه شما طبق برنامه و بودجه است یا وظایف خاصی در حال تکمیل شدن است.

مرحله 5: بسته شدن پروژه

این آخرین مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه است. این زمانی است که محصولات قابل تحویل را برای تایید به اسپانسر پروژه تحویل می دهید. در طول این مرحله، تیم منحل می شود و هرگونه استخدام قراردادی برای پروژه فسخ می‌شود.

پس از بسته شدن، مدیر پروژه یک بررسی نهایی را انجام می دهد که درس های آموخته شده از پروژه و همچنین هر گونه داده ضروری که می تواند در آینده مفید باشد را مستند می‌کند. اعضای تیم و ذینفعان نیز در طول ارائه گزارش درباره شکست ها و موفقیت ها بحث می کنند. این به بهبود عملکرد و بهره وری در سراسر سازمان کمک می‌کند.