گزارش فروش چیست؟ مراحل نوشتن گزارش تحلیل فروش
گزارش‌های فروش به شما این امکان را می‌دهند که فرآیند فروش خود را بهبود بخشید و شکاف‌ها را پر کنید. به عنوان یک مدیر فروش، ایجاد یک گزارش فروش به شما این امکان را می‌دهد که داده ها را جمع آوری کنید و به سرعت تصمیمات آگاهانه بگیرید. آیا رسیدن به اهداف فروش، رفع انسداد قیف فروش و افزایش سرعت فروش برایتان دشوار است؟ گزارش های فروش می‌توانند کمک کننده باشد. در این مقاله می آموزید که گزارش فروش چیست و چگونه یک گزارش تحلیل فروش ایجاد کنیم.
گزارش تحلیل فروش چیست؟
گزارش فروش یا گزارش تجزیه و تحلیل فروش سندی است که روندهایی را نشان می‌دهد که بر عملیات فروش شما در یک دوره خاص تأثیر می‌گذارد. در حالی که محتوای گزارش‌های فروش ممکن است بسته به هدف شما متفاوت باشد، این گزارش‌ها شامل معیارهایی مانند درآمد، حساب‌های برنده شده، سرنخ‌ها و موارد دیگر است. بینش گزارش تحلیل فروش به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف استراتژی فروش خود را شناسایی کنید.
مزایای گزارش تحلیل فروش
گزارش داده ها به روش استاندارد شده برای موفقیت کسب و کار شما بسیار مهم است. در اینجا مزایای رایج توسعه یک آهنگ گزارش تحلیل فروش آورده شده است.
بهبود عملکرد تیم و تکرار
گزارش‌های فروش، بینش‌های مبتنی بر داده‌ها را در مورد عملکرد فروش تک تک نمایندگان و کل تیم شما ارائه می‌دهند. این به شما امکان می دهد بدانید که آیا تکرارهای ضعیف نیاز به مربی دارند یا خیر. همچنین می توانید تشخیص دهید که چه کسانی از جلسات منظم یک به یک برای ارتقاء سطح و رسیدن به سهمیه خود سود می برند.
همین امر در مورد تیم شما نیز صدق می کند. اگر تیم شما به اهداف درآمدی شرکت نمی‌رسد، می‌توانید از گزارش‌های فروش برای یافتن شکاف‌ها برای بهبود فرآیند فروش خود استفاده کنید.
کمک به تصمیم گیری سریع
اتخاذ تصمیمات آگاهانه و به موقع برای موفقیت هر استراتژی فروش حیاتی است. اینجاست که گزارش فروش می درخشد. با گزارش فروش منظم، مدیران شما می‌توانند به سرعت آنچه را که باعث رشد شرکت می‌شود، تکرار کنند. همچنین می‌توانید تاکتیک‌های فروش را که عملکردی پایین‌تر از سطح دارند، پیگیری و تنظیم کنید.
تقویت روحیه تیم فروش شما
ایجاد گزارش های فروش روزانه ممکن است زمان بر باشد. اما چه روزانه، چه هفتگی یا ماهانه این کار را انجام دهید، این گزارش ها می‌توانند روحیه تیم فروش را به اوج برسانند. نظارت و نشان دادن عملکرد فروش هر یک از اعضای تیم، آنها را برای انجام کارهای بیشتر تشویق می‌کند.
نحوه نوشتن گزارش فروش
هدف هر گزارش فروش این است که اطلاعات دقیق و عملی فروش را به تیم شما منتقل کند. برای این کار باید هدف و مخاطبان گزارش فروش خود را بشناسید. همچنین باید از داده های مناسب استفاده کنید، در مورد یک بازه زمانی گزارش تصمیم بگیرید و اسلایدهای جذاب ایجاد کنید. در اینجا نحوه نوشتن یک گزارش تحلیل فروش جذاب توضیح داده شده است.
هدف از نوشتن گزارش تحلیل فروش خود را بدانید
شناسایی هدف شما اولین گام برای ایجاد یک گزارش فروش برنده است. با در نظر گرفتن هدف خود، می توانید به راحتی بهترین داده ها را برای گنجاندن و تصمیم گیری در مورد یک بازه زمانی گزارش تعیین کنید.
فرض کنید هدف از گزارش فروش شما ایجاد انگیزه در نمایندگان شماست. یک گزارش هفتگی که چندین KPI را نشان می‌دهد، تیم شما را نشان می‌دهد که آنها از هدف ماهانه شرکت فاصله دارند. گزارش فروش، نمونه داشبورد KPI فروش، به معیارهای کلیدی فروش در یک دوره زمانی معین نگاه می‌کند.
گزارش فروش خود را برای مخاطبان خود تنظیم کنید
معیارهایی که به نمایندگان فروش شما علاقه دارند ممکن است به مدیر عامل شما علاقه نداشته باشند. کسانی که به مدیر عامل شما علاقه دارند ممکن است به مدیر یا معاون بازاریابی شما علاقه نداشته باشند. این افراد در یک سازمان با شما هستند، اما علایق متفاوتی دارند.
نمایندگان فروش ممکن است جزئیات دقیقی در مورد عملکرد فروش خود بخواهند. رهبر بازاریابی شما ممکن است فقط به گزارش های فروش از کمپین های بازاریابی علاقه مند باشد. و مدیر عامل شلوغ شما ممکن است فقط نتایج کلی فعالیت های بازاریابی و فروش شما را بدون جزئیات نحوه رسیدن به اهداف خود بخواهد. ببینید، سکته های مختلف برای افراد مختلف. گزارش فروش خود را مطابق با آن تنظیم کنید.
بازه زمانی گزارش فروش خود را تعیین کنید
بازه زمانی گزارش دهی شما به اهداف فروش شما و اینکه چقدر باید تیم یا مدیریت خود را به روز کنید بستگی دارد. شما می‌توانید این کار را به سه روش انجام دهید.
- گزارش تحلیل فروش روزانه: گزارش فروش روزانه فعالیت های فروش هر روز کاری را ردیابی می کند. این گزارش مسئولیت‌پذیری نماینده شما را افزایش می‌دهد، بهره‌وری را تشویق می‌کند و شامل معیارهای عملکرد فروش مانند:
مدت زمان هر تماس خروجی
تعداد فرصت های فروش
تعداد تماس های خروجی
تعداد پیشنهادات ارسال شده
تعداد ایمیل های ارسال شده
- گزارش فروش هفتگی: گزارش فروش هفتگی عملکرد فروش هفتگی تک تک نمایندگان و کل تیم فروش شما را اندازه گیری می کند. این گزارش به رهبران فروش اجازه می دهد تا بدانند کدام نمایندگان در مسیر رسیدن به KPI خود هستند. گزارش‌های فروش هفتگی معیارهای زیر را دنبال می‌کنند:
تعداد قرارهای ملاقات تنظیم شده است
تعداد معاملات بسته
حجم فروش بر اساس کانال
کل فروش بر اساس منطقه
- گزارش فروش ماهانه: گزارش فروش ماهانه عملکرد فروش شما را در ماه خلاصه می کند. این گزارش به شما کمک می کند اثربخشی استراتژی فروش خود را تعیین کنید تا در صورت لزوم بتوانید آن را تغییر دهید. گزارش‌های فروش ماهانه معیارهای زیر را دنبال می‌کنند:
تعداد معاملات در هر مرحله
تعداد جلسات برنامه ریزی شده
طول چرخه فروش
میانگین نرخ بسته
اندازه معامله متوسط
حجم فروش
داده های فروش خود را دریافت کنید
هنگامی که از CRM استفاده می‌کنید، جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های فروش شما بسیار آسان تر است. با یک CRM، می‌توانید از فیلترها برای حذف رکوردهای تکراری و استخراج اطلاعات خاص استفاده کنید.
بینش های کلیدی را از داده های فروش خود توضیح دهید
شما باید با توضیح «چرایی» هر یک، اطلاعات فروش خود را درک کنید.
- اگر کاهشی در نرخ بسته وجود داشت، چرا؟
- اگر معاملات موفق بیشتر در یک منطقه خاص وجود دارد، چرا؟
همانطور که سوالات بی پایان هستند، بینش هایی که می‌توانید با ارزیابی داده های فروش خود به دست آورید نیز بی پایان هستند. برای مثال، معاملات برنده بیشتر می‌تواند ناشی از تاکتیک جدیدی باشد که تیم شما امتحان کرده، استراتژی بازاریابی جدیدی که شروع به استفاده از آن کرده‌اند، اکوسیستم شریکی که به آن ملحق شده‌اند و خیلی چیزهای دیگر.
هنگامی که دلیل وجود روند صعودی یا نزولی در داده‌های خود را بیان می‌کنید، نقشه راهی برای آنچه تیم شما می‌تواند بهبود بخشد و آنچه می‌تواند برای دستیابی به بهترین نتایج فروش ادامه دهد، ارائه می‌دهید.
در صورت امکان مشخص کنید که کدام تغییرات در داده‌های فروش شما ناشی از تاکتیک‌های تیمی است و کدام یک به محیط کلان اقتصادی نسبت داده می‌شود. افزایش یا کاهش فروش ممکن است نتیجه عواملی باشد که خارج از کنترل شما هستند. شما می‌خواهید آن عوامل را در صورت امکان متمایز کنید.
از تصاویر برای نشان دادن روندها و معیارهای فروش حیاتی استفاده کنید
وقتی برای ایجاد گزارش تحلیل فروش از تصاویر جذابی ایجاد می‌کنید، مخاطبان شما مجبور نیستند از صفحات گسترده با اعداد زیاد دیدن کنند. این باعث صرفه جویی در وقت آنها می‌شود و به شما امکان می‌دهد به سرعت بینش های موجود در گزارش خود را به اشتراک بگذارید.
سخن پایانی
اگر یک مدیر فروش (Sales management) هستید حتما تسک های زیادی برای پیگیری دارید. اینجاست که استفاده از یک گزارش تحلیل فروش به شما کمک می‌کند. این اسناد بینش های مهمی را در مورد آنچه کار می‌کند و آنچه می‌توانید بهبود دهید ارائه می‌دهند. برای نوشتن گزارش تحلیل فروش همیشه داده های مشتری را ردیابی کنید. اگر این کار را نکنید، گزارش هایی را از دست خواهید داد که بدون شک به کسب و کار شما برای افزایش درآمد کمک می‌کنند.