6 نکته مهم برای نوشتن بیانیه بحران برای کسب و کارها
متاسفانه، بحران چیزی است که ممکن است برای هر کسب و کاری رخ دهد. گاهی اوقات این چالش ناچیز است و توجه رسانه ها را به خود جلب نمی‌کند، اما این بدان معنا نیست که بحران های جدی تر ایجاد نمی‌شوند. در چنین شرایطی نوشتن بیانیه بحران برای کسب و کارها مهم است.
6 نکته مهم برای نوشتن بیانیه بحران برای کسب و کارها
یک بحران می‌تواند به شکل یک رسوایی کارمند برجسته، یک فاجعه طبیعی یا حتی فقط یک شایعه شرورانه باشد که توجه رسانه ها را به خود جلب کند. بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که برای عواقب احتمالی آماده شوید و منابع مسائل را از بین ببرید. به عنوان مثال، یک مدیر عامل می‌تواند یک تیم اختصاصی ایجاد کند، گروهی از کارمندان که دائماً با برنامه‌ریزی نتایج مختلف و موقعیت‌های واکنش، روی پیشگیری از رویدادهای دراماتیک کار می‌کنند.
بحران هرچه که باشد، بیانیه‌ای که رسمی صادر می‌شود وجه اشتراک همه آنهاست. ذینفعان منتظر توضیح و نوعی به روز رسانی در مورد وضعیت خواهند بود و اینجاست که بیانیه برگزاری توزیع شده بین سهامداران وارد عمل می‌شود. توصیه های زیر را برای بیانیه بحران برای کسب و کارها خاطر داشته باشید.
از پیام های کلیدی، اطلاعات تایید شده استفاده کنید و حالت تدافعی به خود نگیرید
مطمئناً، در بسیاری از موارد اطلاعات محدود است – به همین دلیل است که باید به مخاطب قول دهید که به محض دریافت اطلاعات بیشتر منتشر خواهد شد. اظهارات تدافعی نکنید، زیرا آنها می‌توانند اعتبار کسب و کار شما را به طور جدی از بین ببرند.
مشکل واقعی را تعریف و جدا کنید
هیچ کس انتظار یک فاجعه را ندارد، بنابراین وقتی اتفاق می افتد بسیار آسان است که غرق شوید و حواس خود را پرت کنید. در نتیجه، ممکن است اطلاعات مهم مربوط به موضوع یا مشکل واقعی را از دست بدهید. به عنوان مثال، اگر یک شرکت با یک رسوایی کارمندان مواجه است، باید بررسی کنید و تشخیص دهید که آیا این رسوایی ناشی از یک سیاست سازمانی نامناسب، آزار جنسی، خطای انسانی یا چیز دیگری بوده است.
در این مرحله، می‌توانید با یک متخصص حقوقی مشورت کنید که می‌تواند پیامدهای بالقوه عبارات یا کلمات خاص را شناسایی کند.
حداقل سه پیام کلیدی تولید کنید
پیام های کلیدی اساس بیانیه خواهند بود. فرض کنید جزئیات محدودی در مورد یک تصادف دارید، می‌توانید ارتباطات خود را بر اساس حقایق ایجاد کنید. با این حال، یک پیام کلیدی حتی زمانی که همه چیز را نمی دانید کافی نیست.
موارد منفی را در یک زمینه گسترده ارائه دهید
این تکنیک اغلب توسط مشاغل برای به حداقل رساندن تاثیر اخبار بد استفاده می‌شود. می توان از آن برای توصیف حادثه ای استفاده کرد که تاثیر عمیقی بر سازمان نداشته است. به عنوان مثال، اگر یکی از کارمندان یک شرکت نویسندگی که نکات مقاله را ارائه می‌دهد، به نوعی به مشتری توهین کرد، می‌توانید بنویسید که این شرکت توانسته هزاران نفر دیگر را با تجربیات خوب تحویل دهد.
شما همچنین می توانید با بیان اینکه بسیار نادر است که مشتریان شما هنگام برخورد با خدمات مشتری با مشکل مواجه شوند، رویداد را جدا کنید.
ابراز همدردی و اقدام کنید
ایجاد شکاف بین شرکت و مردم یا کارکنان با استفاده از منفی نگری عاقلانه نیست. ایده بهتر این است که از طریق یک سخنگوی همدلی و شکاف را از بین ببرید.
نوشته‌های همدلانه شامل کلماتی مانند «ما قدردانی می‌کنیم»، «می‌فهمیم» و «می‌پذیریم» است. یک کلمه احتیاط: سعی نکنید از «بسیاری از مردم با مسائل مشابه روبرو می شوند» و «تصادفاتی مانند این اتفاق می افتد» استفاده کنید.
در ارائه بیانیه بحران برای کسب و کارها صادق باشید
آخرین نکته در این مقاله شاید مهمترین نکته باشد. صداقت بهترین سیاست است زیرا به جلوگیری از عباراتی که به اعتبار و شهرت آسیب می زند کمک می کند. اگر سازمان شما مقصر حادثه است، آن را در بیانیه بپذیرید. بسیاری از مردم اگر دروغ را در آنجا ببینند، فوراً آنها را تشخیص می‌دهند.
همچنین هرگز سعی نکنید هیچ اطلاعاتی را پنهان کنید. اگر این کار را انجام دهید، این می تواند خبر بدی برای سازمان شما باشد. اگر متوجه شدند که شما دروغ می گویید، برای انتقاد جدی آماده شوید. بنابراین، اگر مقصر هستید، آن را بدون سرزنش دیگران بپذیرید و بگویید که سازمان شما متعهد به باز بودن و شفافیت است.
بنابراین، چگونه می دانید چه زمانی باید پاسخ دهید و چه زمانی به آن پاسخ ندهید؟
- آیا به اعتبار سازمان شما آسیب وارد شده است؟ ممکن است سالها طول بکشد تا یک شهرت آسیب دیده پس از لکه دار شدن، ترمیم شود. بنابراین اگر به شهرت شما لطمه وارد شده است، اکثر متخصصان ارتباطات بحران به شما توصیه می‌کنند که سریع، قاطعانه و شفاف پاسخ دهید.
- آیا یک فرد منطقی انتظار دارد که یک سازمان مسئول پاسخ دهد؟ در اغلب موقعیت‌های ارتباطی بحرانی، پاسخ به این سوال بدیهی است که بله. بنابراین این سوال این است که نباید پاسخ دهیم، اما چگونه باید پاسخ دهیم؟
- آیا افکار عمومی درباره شما با اظهارات نادرست یا ادعاهای تهمت آمیز شکل می‌گیرد؟ اگر پاسخ مثبت است، زمان آن رسیده است که با بیان واضح حقایق، به این احساسات منفی توجه کنید.
در نهایت، تنها راه برای دانستن اینکه آیا باید پاسخ دهید یا نه، گوش دادن است. ابزارهای نظارتی رسانه های اجتماعی زیادی برای کمک به شما در انجام این کار وجود دارد. ما می‌توانیم گزارش‌های روزانه و هشدارهای بلادرنگ را در صورت نیاز دریافت کنیم، که به ما امکان می‌دهد فوراً مشتری را در مورد هر چیزی که ممکن است نیاز به پاسخ داشته باشد مطلع کنیم.