ماتریس آیزنهاور (Eisenhower matrix)

ماتریس آیزنهاور نخستین بار توسط رئیس جمهور اسبق امریکا، آقای آیزنهاور در سال 1954 میلادی ( سال 1333 هجری شمسی) در یک سخنرانی به امریکا معرفی شد که می تواند به ما برای به دست آوردن زمان بیشتر کمک شایانی کند چرا که از تلف کردن وقت و انرژی ما در انجام کارها جلوگیری و همچنین به ما در اولویت بندی کارها کمک می کند. بر اساس این ماتریس کارها با توجه به دو ویژگی اصلی “اهمیت کار” و “فوریت کار” تقسیم بندی می شوند.

تصویر1- ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور که در آن توجه ویژه و خاصی بر روی تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک شده است با نام های ماتریس استیون کاوی و همچنین ماتریس اهمیت و فوریت شناخته می شود. استفاده از نام استیون کاوی برای این ماتریس به جهت نقش کتاب “هفت عادت” استیون برای رواج این ماتریس بوده است.
در نگاه اول ممکن است اینگونه به نظر برسد که این ماتریس صرفاً برای انجام کارهای روزانه و تنها در زندگی روزمره مفید است اما اینطور نیست!! این ماتریس یک ابزار عمومی برای اولویت بندی کارها است که کاربردهای زیادی دارد.

همانطور که پیشتر اشاره شد هر فعالیت برای به انجام رسیدن باید از دو حیث بررسی شود:

1.  باید بدانیم یک فعالیت چقدر برایمان اهمیت دارد، که منظور از اهمیت این است که بدانیم این فعالیت چقدر به ما در جهت رسیدن به اهدافمان کمک میکند. این اهداف میتوانند از هرنوعی اعم از شخصی یا حرفه ای باشند.
2. تا چه حد نیاز است که به این عمل پاسخ سریع بدهیم، اگر آن را به سرعت انجام ندهیم اخلالی در رسیدن به اهداف ما حاصل می گردد یاخیر.

وقتی کارهای فوری و مهم تشخیص داده شوند از اتلاف وقت ما جلوگیری می شود چرا که زمان بندی برنامه ما می تواند در بهینه ترین حالت ممکن باشد.
پس اهدافتان را لیست کنید.

سپس یک ماتریس متشکل از چهار خانه تشکیل دهید:

• مهم و فوری
• مهم اما غیر فوری
• غیرمهم ولی فوری
• غیرمهم و غیر فوری

مشخص است که برخورد ما با هر یک از این چهار خانه متفاوت خواهد بود و برای هر کدام از این خانه ها باید استراتژی و روندی مختص به خود پیش گرفته شود، وگرنه این تقسیم بندی هیچ فایده ای برای ما به همراه نخواهد داشت.

تصویر2- ماتریس آیزنهاور

خانه مهم و فوری

کارهای مهم و فوری از بالاترین اولویت برای انجام کارها برخوردار هستند، منابع و زمان باید قبل از هرکار به اینکارها تخصص یابد.
در اولویت بندی این کارها دقت زیادی کنید چرا که یک اولویت مهم و فوری اگر به اشتباه در خانه ای دیگر قرار بگیرد به هدف گیری اشتباه منجر شده و ممکن است موجب شود که یه شانس و فرصت برای همیشه از دست ما برود.

خانه مهم اما غیر فوری

این دسته از کارها کارهایی هستند که نیازی برای در لحظه انجام دادن آن ها نیست اما اینها کارهای هستند که باید در بلند مدت و در جهت ارتقای شخصی و حرفه ای خود انجام دهیم، کارهای که در این خانه قرار می گیرند غالبا کارهایی هستند که برای ما ارزش آفرینی می کنند. مانند یادگیری یک زبان جدید، یا گذراندن یک دوره حرفه ای.

خانه غیر مهم اما فوری

به انجام بعضی از کارها باید سرعت بخشید اما آیا این کارها حتماً باید توسط خود ما انجام شود؟ به عنوان مثال شما نیاز دارید تا یک نامه اداری را همین حالا ارسال کنید، اما کاری مهم و فوری برای انجام دارید پس میتوانید از همکارتان تقاضا کنید تا این نامه را برای شما ارسال کند، و شما این زمان را برای انجام کارهای مهم و فوری ذخیره نمایید.

کارهای غیر مهم و غیر فوری

در زندگی همه ما کارهای وجود دارند که نه انجام آن ها ضرورتی دارند و نه عجله ای برای انجام آن وجود دارد به طور مثال وقت گذراندن در اینستاگرام و لایک کردن پست های دیگران؛ این نوع کارها به عنوان کارهای بازدارنده و مخرب شناخته میشوند و ما را از دستیابی به اهدافمان باز میدارند.

با رعایت قوانین هر خانه از این ماتریس و با یک برنامه دقیق میتوانید با دقت و نظم کارهای خود را به بهترین نحو پیش ببرید.

برنامه دیگری که به زمانبندی کارها کمک می کند نرم افزار ترلو(trello) می باشد.