برنامه ریزی بودجه چیست؟

بودجه برای همه ‌ما‌ واژه‌ای بسیار آشنا بوده و قطعا بارها آن را شنیده‌ایم. وقتی این کلمه به گوش می‌خورد، ناخودآگاه ذهن ما را به سمت هزینه و درآمدهای دولت سوق می‌دهد. در گذشته بودجه بندی تنها برای دولت‌ها کاربرد داشت. اما امروزه تمامی سازمان‌ها، شرکت‌ها، کسب و کارها، موسسات نیز به بودجه بندی نیاز خواهند داشت. برنامه ریزی بودجه در واقع به یک سند مالی گفته می‌شود، که در آن منابع درآمد یک کسب و کار و هزینه‌های آن در سال جدید ذکر می‌شوند‌.

به زبان ساده‌تر به تخمین درآمد و هزینه‌های یک کسب و کار جهت دستیابی به اهدافش در سال آینده، بودجه‌ گفته می‌شود. هر کسب و کاری چه تازه تاسیس باشد و یا چه یک برند چند ملیتی،  نیاز به برنامه ریزی و بودجه بندی خواهد داشت.

به این دلیل که هر کسب و کار دارای درآمد که هزینه‌هایی نیز دارد، می‌بایست برای آن‌ها برنامه‌ریزی‌هایی داشته باشد تا در آینده با کمبود و کسری بودجه مواجه نگردد. در واقع تعیین دخل و خرج کسب و کارها بسیار مهم بوده و به آن‌ها در پیشبرد اهدافشان کمک می‌نماید. برنامه ریزی بودجه می‌بایست توسط مشاوران مالی یک کسب و کار صورت گیرد. برای برنامه ریزی و طراحی سند مالی بودجه، منابع کسب درآمد یک کسب و کار در نظر گرفته می‌شوند. یعنی تخمین  زده می‌شود که یک‌ برند در سال آینده می‌تواند چه میزان درآمدی داشته باشد.

 سپس هزینه‌هایی مثل تبلیغات کسب و کار، تهیه مواد اولیه محصولات  پیش بینی می‌شود. حال دخل و خرج با یکدیگر تطابق داده می‌شوند و در صورتی  که درآمد کسب و کار پاسخگوی هزینه‌هایش نباشد، قطعا در آینده با کمبود بودجه مواجه می‌شود. در نتیجه یا باید هزینه‌های خود را کاهش دهد و یا در حالت دوم باید منابع درآمدی خود را افزایش دهد.

نتیجه

اگر توانایی تخمین درآمد و هزینه‌های کسب و کار خود را ندارید و نمی‌دانید با چه استراتژی‌هایی می‌توانید گردش مالی و میزان بودجه خود را کنترل کنید پیشنهاد می‌کنیم برای بهبود وضعیت سازمان و مجموعه خود جهت پیشرفت کسب و کار و بیزنس‌تان حتما از یک تیم بیزینس کوچینگ حرفه‌ای کمک بگیرید.

فرایند برنامه ریزی بودجه برای کسب و کارها

برنامه‌ ریزی اعتبار و بودجه بندی فرایند پیچیده ای ندارد و در چندین مرحله صورت خواهد گرفت. برای برنامه ریزی اعتبار و بودجه یک کسب و کار می‌بایست، تمامی مشاوران‌ مالی و مدیران آن برند در جلسه حضور داشته باشند. به طور کلی فرایند و مراحل برنامه ریزی اعتبار و بودجه به شرح زیر می‌باشد:

• تعیین اهداف

در مرحله اول یک‌ کسب و کار باید اهداف خود را مشخص‌ کند. برای مثال باید تعیین کند که در سال چه‌ محصولات جدیدی را تولید کند؟  چند استراتژی بازاریابی را اجرا کند؟ چه سهمی از بازار را به خود اختصاص دهد؟ و در نتیجه با پاسخ به این سوالات اهداف یک‌ برند در سال جدید مشخص می شود. تعیین اهداف به این دلیل مهم است که در واقع برنامه ریزی بودجه دقیقا برای دستیابی به آن‌ها انجام‌ می‌شود.

• تخمین هزینه‌ها

در مرحله دوم بعد از تعیین اهداف، باید کسب و کار هزینه‌هایی که برای دستیابی به آن‌ها نیاز دارد را تعیین‌کند. یعنی دقیقا میزان هزینه‌های مورد نیاز برای تحقق اهداف یک برند باید در این مرحله تخمین زده شود.

• تعیین منابع درآمدی

در مرحله دوم باید منابع درآمدی که قرار است، هزینه‌های یک کسب و‌ کار را تامین کنند مشخص گردند. مثلا فروش محصول یا ارائه خدمات اولین منابع درآمدی یک کسب و کار محسوب می‌شوند.

• تطبیق درآمد و هزینه‌ها

در این مرحله از برنامه ریزی بودجه باید درآمد و هزینه، با یکدیگر تطبیق داده شوند. یعنی کسب و کار باید مشخص کند که درآمدش می‌تواند هزینه‌ها را تامین کند، یا ممکن است با کسری بودجه مواجه شود. اگر در این مرحله درآمد کمتر از هزینه‌ها باشد، باید بخشی از هزینه حذف و یا منابع درآمدی جدیدی افزوده شوند.

• تصویب بودجه

مرحله آخر تصویب بودجه است. این مرحله در حضور تمامی ذی نفعان و مدیران ارشد کسب و کار انجام می‌گیرد. در این مرحله میزان درآمد و هزینه‌ها که بر روی سند مالی بودجه نگارش شده اند، به تصویب و تایید خواهند رسید.

برنامه ریزی بودجه چه مزایایی دارد؟

بودجه بندی و برنامه ریزی اعتبار امروزه دیگر به یک بخش جداناپذیر از هر کسب و کار یا سازمانی تبدیل شده است. به این دلیل که بودجه بندی مزایای فراوانی را برای یک کسب و کار به همراه خواهد داشت. در زیر چند مورد از مهمترین مزایای برنامه ریزی سرمایه و بودجه را نام برده‌ایم:

• متعهد نمودن کارکنان

وقتی بودجه بندی انجام گیرد، وظایف زیادی بر عهده کارکنان قرار خواهد گرفت. حال برای دستیابی به اهداف و تعیین هزینه‌ها،  کارکنان نسبت به قبل تعهد بیشتری داشته و تلاش بیشتری خواهند کرد.

• ایجاد هماهنگی

دیگر مزیت برنامه ریزی بودجه ایجاد هماهنگی است. با بودجه بندی همه کارکنان یک مجموعه موظف هستند که در جهت دستیابی به اهداف مشترکی فعالیت کنند. در نتیجه هماهنگی و یکپارچگی خاصی میان تمامی کارکنان و بخش‌های یک کسب و کار پدید می‌آید.

• وجود یک‌ نقشه راه

سند مالی بودجه بندی ساختار کسب و‌ کار را طراحی می‌کند. در نتیجه همواره مانند یک نقشه راه عمل خواهد کرد و مسیر درست را به مدیران یک برند نشان می‌دهد.

• رفع نقاط ضعف

وقتی برنامه ریزی بودجه انجام گیرد، یک کسب و کار یا سازمان از نقاط ضعف خود در تامین هزینه‌ها مطلع می‌شود. در نتیجه امکان رفع نقاط ضعف نیز وجود خواهد داشت.

• منظم‌تر نمودن امور

با دارا بودن سند مالی بودجه بندی هیچ هزینه‌ای بدون برنامه ریزی پرداخت نمی‌شود و همچنین تمامی امور منظم‌تر و با برنامه‌تر از قبل پیش خواهند رفت.

چالش‌ها و محدودیت‌های برنامه ریزی بودجه

برنامه ریزی اعتبار یا بودجه بندی، با وجود مزایای فراوان برخی چالش و محدودیت‌ها را نیز به همراه خواهد داشت. این محدودیت‌ها را می‌توان به عنوان مهم‌ترین معایب بودجه بندی به شمار آورد. به طور کلی بودجه بندی همواره با چالش‌ها و‌ محدودیت‌های زیر همراه خواهد بود:

• وجود نظرات و ایده‌های مختلف

برای بودجه بندی افراد زیادی باید نظرات و ایده‌های مختلف خود را ارئه نمایند و بودجه باید بر اساس نظرات همه آن‌ها تصویب شود. اما ممکن است برخی از آن‌ها ایده‌هایی با دیدگاه شخصی خود را ارائه نمایند، که چندان درست نباشند.

• کاهش انگیزه

فرایند برنامه ریزی بودجه و اعتبار معمولا باعث کاهش انگیزه مدیران و کارکنان یک‌ مجموعه خواهد شد. به این دلیل که این نوع برنامه ریزی بلند مدت است و نتیجه آن در طولانی مدت مشخص می‌شود.

• عدم امکان ریسک

با بودجه بندی معمولا کسب و کارها امکان ریسک کردن را از دست می‌دهند.‌ به این دلیل که با بودجه بندی همواره هراس و ترس کمبود بودجه وجود خواهد داشت.  در نتیجه کسب و کارها از ریسک کردن خودداری می‌کنند، تا مبادا با کمبود اعتبار مواجه گردند. این درحالی است که یک کسب و کار می‌تواند با ریسک نمودن، در برخی موارد باعث رشد خود شود. حال این عامل رشد با برنامه ریزی بودجه حذف می‌شود.

بنابراین باتوجه به اهمیت برنامه ریزی بودجه، یک بیزینس کوچ حرفه‌ای می‌تواند تا حدودی هزینه‌ها، ورودی و خروجی آنان را بررسی کرده و با تعیین استراتژی‌های لازم و برنامه ریزی دقیق و درست در این زمینه بتواند کمک بزرگی در پیشرفت و افزایش درآمد سازمان‌تان داشته باشد.