گانت چارت چیست؟
خیلی از افراد تمایل دارند که بسیار دقیق و برنامه ریزی شده نحوه کار و فعالیتهای در حال انجام پروژههای کاری خود را زیر نظر داشته باشند. برای این منظور گانت چارت که شامل نمودارهای میلهای افقی و عمودی است، وضعیت پروژه را بهخوبی بیان میکند. با کمک این ابزار تسلط و برنامه ریزی بهتری برای انجام امور کاری و پروژههای خود خواهید داشت.
گانت چارت که توسط مشاور کسب و کار یا بیزینس کوچ به صاحبان پروژه و مدیران یاری میرساند که دید بهتری نسبت به زمانبندی شروع فعالیتها و زمان اتمام آن داشته باشند. مدیران بهخوبی میتوانند شاهد برنامه زمان بندی خود باشند و همچنین میتوان هزینههای فعالیتها را نیز به بهترین نحو و بررسی و پیش بینی نمود.
زمانبندی در یک پروژه بسیار از اهمیت برخوردار است. میتوان با کمک گانت چارت امور مورد نظر را طبق اولویت، مقدار زمان انجام و تاریخ شروع کردن و ارائه پروژه مرتب نمود. با این روش اعضای تیم و کارکنان حالت یکپارچه پیدا میکنند و قادر هستند امورات محوله را مطابق با برنامه پیش بینی شده به انجام برسانند.
استفاده و طراحی این نمودار بسیار ساده است و همین باعث شده که اکثر شرکتها از آن برای اجرای پروژههای خود استفاده کنند.
از کیفیت گانت چارت خود مطمئن نیستید؛ آن را به تیم بیزینس کوچینگ باتجربه و متخصص ما بسپارید!
چرا گانت چارت؟
گانت چارت درواقع یک تصویر گرافیکی از کارها و امورات داخل یک پروژه است تا به هدف نهایی برسد. هنگامی که در این نوع از برنامه ریزیها از تصاویر گرافیکی استفاده گردد بسیار راحت و ساده قادر خواهیم بود تا یک پروژه را درک کنیم و به عبارت سادهتر بفهمیم که در کجای کار هستیم و در حال حرکت به چه سمتی قرار داریم. به کمک نمادهای گرافیکی در گانت چارت میتوانیم در سریعترین حالت ممکن از گذشته، حال و آینده پروژه باخبر باشیم.
درزمینهٔ مدیریت پروژه عواملی چون برنامه ریزی و زمانبندی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. درواقع عدم برنامه ریزی درست در اجرای یک پروژه در بسیاری از موارد منجر به شکست میشود. با کمک گانت چارت میتوان دیدگاهی مثبت و روشن از پروژه داشت و آن را در مسیر مشخص رصد نمود.
توصیه مهم کارشناسان در یک پروژه این است که در زمان مواجهه با شرایط پیچیده باید آن را به قطعات کوچکتر تقسیم نمود و سپس مبادرت به انجام اجزا یکی پس از دیگری کرد تا درنهایت یک پروژه بهطور صحیح و کامل به انجام برسد. گانت چارت ما را در این شرایط قرار میدهد و موقعیتهایی را به وجود میآورد که کار و پروژههای سخت و پیچیده ساده سازی شده و بهطور راحتتر و دقیقتری پیش رود.
تاریخچه گانت چارت
اولین نموداری که بهمنظور مدیریت نمودن پروژه اجرا و ابداع شد، در سال ۱۸۹۶ توسط کارول آدامیکی بود. این مهندس و پژوهشگر لهستانی در ابتدای امر در زمینه فولاد فعالیت داشت و سپس ایدهها و نظرات مختلفی را درزمینهٔ مدیریت و پروژه بیان نمود. پس از بررسی و تحقیقات فراوان وی توانست اولین نمودار مدیریت پروژه را طراحی و ارائه نماید.
بعد از گذشت حدود ۱۵ سال از ابداع نمودار مدیریت پروژه، هنری گانت یک مهندس آمریکایی توانست با دیدگاهی جدید گانت چارت را به شکل و فرم امروزی و مدرنتر به وجود آورد. البته به دلیل اسم مرسوم این نمودار، خیلی از افراد وی را خالق آن نمودار میدانند که درواقع اشتباه است.
چه چیزهایی را میتوان در گانت چارت مشاهده کرد؟
- روز شروع و آغاز پروژهها
- کارهای مرتبط با پروژه
- مشخص شدن فعالیت هر کدام از اعضای تیم بر روی فعالیتی خاص
- زمانبندی در شروع و پایان هرگونه فعالیت
- فعالیتهای محول شده به چه مقدار زمان نیاز دارند
- چگونگی فعالیت افراد گروه در تیم و همچنین همپوشانی و تعامل کاری با یکدیگر
- وابستگی بین امور، مناطق عطف و مسیرهای بحرانی پیش روی پروژه
- زمان به اتمام رسیدن یک پروژه
نمودار گانت چارت از چه اجزایی تشکیل شده است؟
در رسم این نمودارها عناصر مختلفی وجود دارد که بهطور کلی ۸ جزء اصلی در آن مشاهده میگردد و شما میتوانید با کمک آنها خوانش بهتری از این نمودار داشته باشید.
- لیست امور و وظیفهها: به شکلی عمودی در قسمت چپ وجود دارد و احتمال دارد که در گروهها یا زیرگروهها سازماندهی گردد.
- تایم لاین: این دسته بهصورت افقی در قسمت بالایی نمودار گانت طراحی میشود و نمایانگر روز، هفته، ماه و سال است.
- خط نمایانگر تاریخ: خطی است که حالت عمودی داشته و زمان فعلی را در این نمودار مشخص مینماید.
- میلهها: اشکال افقی در قسمت راست نمودار گانت بوده که حاوی اطلاعاتی در زمینه وظایف است. مقدار پیشرفت، مدت زمان و همچنین تاریخ آغاز و پایان هر کدام از وظایف را به تصویر میکشند.
- نقاط عطف: الماس زرد اتفاقات و موضوعات مهم، تاریخ، تصمیمات و مرسولات قابل تحویل را مشخص میکنند.
- وابستگیها: خطوطی خاکستری روشن هستند که کارهای وابسته به پروژه را به ترتیب انجام به یکدیگر متصل میکنند.
- پیشرفت: این نماد بیان میکند که برنامههای پیش روی تا چه مقدار پیشرفت داشتهاند.
- منابع مقرر شده: این نماد بیانگر شخص یا تیم است که وظیفه و امری خاص را باید به انجام برساند.
زمان و شرایط استفاده از نمودار گانت
بهتر است که بدانیم در چه مواقع و در چه شرایطی باید از این نمودار جهت مدیریت پروژه استفاده نمایید. اگر هر کدام از نشانههایی که در زیر به آنها اشاره میگردد، مشاهده نمودید، قادر خواهید بود از این نمودار جهت پیشبرد بهتر کارها کمک بگیرید:
- زمانی که نیاز به ارائه پروژه در مهلت زمانی خاص است. باید همه چیز بانظم مشخص و برنامه ریزی شده پیش برود.
- برای انجام بسیاری از پروژهها چند تیم و شخص مشغول به کار هستند. برای این منظور و نظم بهتر باید از این نمودار کمک گرفته شود.
- میخواهیم به درستی روند انجام پروژه از ابتدا تا زمان حال را مشاهده کنیم و چگونگی پیشرفت را زیر نظر داشته باشیم.
- در زمان به وجود آمدن پیچیدگی خاص و منحصر به فرد در یک پروژه، باید کارها بانظم و برنامه ریزی خاصی انجام شود تا به نتیجه برسد.
- برای مدیریت بهتر نیروهای انسانی میتواند بسیار مفید باشد و انجام پروژه توسط چند نفر به صورت همزمان را مدیریت کرد.
- زمانی که تمایل دارید بدانید که یک پروژه کاری در چه زمانی انجام خواهد شد. با مراجعه به نمودار گانت بهراحتی همه چیز را مشاهده نموده زیرا آغاز و پایان فعالیتها در قالب یک پروژه مشهود است.
چرا باید از نمودار گانت چارت استفاده کنیم؟
نمودار گانت تقریباً در تمام صنایع و کسب و کارها جهت برنامه ریزی و مدیریت پروژههای مختلف استفاده میشود. کسبوکارهایی که یک «فرآیند» را دنبال میکنند، میتوانند از نمودار گانت چارت برای برنامهریزی پروژه استفاده کنند. نمودارهای گانت تیمهای پروژه را قادر میسازد تا فعالیتهای زیر را انجام دهند:
همکاری تیمی:
نمودارهای گانت به تیمهای پروژه کمک میکند تا در پروژههای خود با یکدیگر همکاری کنند که در این صورت همه افراد با هم تعامل و ارتباط نزدیکی پیدا خواهند کرد. همچنین مدیران پروژه با تدوین گانت چارت و ارائه آن به اعضای تیم مطمئن خواهند شد که تمامی افراد اطلاعات کامل و درستی از روند فعالیتهای شرکت دارند و دیگر نیازی نیست که همه افراد را توجیح کنند.
مدیریت وظایف:
مدیریت وظایف، موارد چک لیست و وابستگی وظایف با کمک نمودار گانت آسان خواهد بود. همه اعضای تیم میتوانند بفهمند که چه وظایفی به آنها محول میشود و چگونه تلاش آنها به موفقیت کلی پروژه کمک میکند.
مدیریت منابع:
با کمک نمودار گانت، مدیران پروژه میتوانند به راحتی وظایفی را به اعضای تیم خود محول کنند و نقشهای مختلفی را با ابزارهای آنلاین نمودار گانت تعیین کنند.
برنامه ریزی و پیگیری پروژه:
هدف اصلی نمودار گانت کمک به کل تیمهای پروژه در برنامه ریزی و پیگیری پروژه است. نمای نمودار گانت به نمایش وظایف، وابستگیها، چارچوبهای زمانی و نقاط عطف پروژه کمک میکند. علاوه بر این، مزیت ابزار نمودار گانت این است که میتوانید بودجهای را به پروژه خود اختصاص دهید تا به صورت آنلاین روند فرآیندهای طی شده و یا تسکهای باقی مانده خود را مشاهده و بررسی نمایید.
فواید استفاده از نمودار گانت؟
در ادامه مقاله به معرفی برخی از مهمترین فواید نمودار گانت چارت میپردازیم و توضیح خواهیم داد که استفاده از نمودار گانت چارت چه فوایدی دارد و چگونه میتواند سود و منفعت برای مدیران داشته باشد.
1-بهبود بهرهوری تیم
نمودار گانت اطلاعاتی را بهصورت زنده در خصوص روند پیشرفت پروژه به همه ذینفعان و مدیران میدهد. با نمای نمودار گانت، تیم شما بهراحتی پروژه را پیگیری میکند و میداند که در آینده چه خواهد شد و چه اتفاقاتی خواهد افتاد. این به همسو شدن فرآیند کارها، انجام بهموقع و بهبود سطح بهرهوری تیم پروژه کمک میکند.
علاوه بر این، اعضای تیم شما را قادر میسازد تا شفافیت و مسئولیت پذیری را بهراحتی اتخاذ کنند همچنین به کمک ابزارهای نمودار گانت مانند nTask، تسکها اعلان شده که در این صورت تمامی افراد پروژه میتوانند بر روی وظایف و تسکهایشان متمرکز شوند و به بهترین شکل در تایم مشخص شده کارها را به انجام برسانند.
2-برنامهریزی منابع
نمودار گانت به شما در برنامه ریزی کار و برنامه ریزی وظایف کمک میکند. رهبران گروه و مدیران پروژه می توانند در مورد ظرفیت منابع موجود خود مانند فناوری، نیروی کار (اعم از ماهر و غیر ماهر) و فرآیندها بیاموزند. این یک نقشه راه و فرآیند مناسب برای انجام کارها، ارائه میدهد تا تسکهای اضافی را کنار گذاشته و بیشتر بتوانید وقت خود را که قبلاً به هدر میرفت ذخیره کنید و از تایمهای مفید خود استفاده کنید. در دسترس بودن ماژول نمودارهای گانت در ابزارهای مدیریت پروژه، بینش روشنی را در مورد کاربرد منابع، در دسترس بودن و عملکرد ارائه میدهد.
3-توانایی مدیریت اطلاعات پیچیده
شما بهراحتی میتوانید پروژههای کوچک را با تعدادی کار روی یک تکه کاغذ یا برگههای اکسل مدیریت کنید، اما وقتی یک پروژه پیچیده با صدها تسک به شما محول میشود چه خواهید کرد؟ شما به یک راه حل نرم افزاری نیاز دارید که نمای گانت را به شما ارائه دهد. نمودار گانت دادههای پیچیده را در یک قطعه اطلاعات خلاصه میکند که میتواند در تصمیمگیری مؤثر و درست استفاده شود.
اگر از نمودارهای گانت استفاده نکنید، پیگیری وظایف مرتبط شده دشوار خواهد بود. وظایف در خطوط نوار افقی با رنگهای مختلف برای وظایف و اعضای گروه ارائه شده است. لذا همین امر میتواند پیچیدگی کار را آسان نموده و تمامی تسکها را به شکلی واضح و مشخص ارائه دهد.
4-مشخص نمودن الزامات پروژه با نمودار گانت چارت
شما میتوانید به راحتی نیازهای پروژه را با ماژول نمودارهای گانت در اپلیکیشن مدیریت پروژه ایجاد کنید. نمودار گانت چارت، یک نمای تقویمی ارائه میدهد که میتواند برای تعیین نقاط عطف، وابستگیها، تعیین مسائل، خطرات و وظایف برای نیازهای پروژه استفاده شود.
نمودار گانت چارت اعضای تیم را قادر میسازد تا مسئولیتهای کاری خود را بهتر درک کنند و بفهمند که چگونه تلاشهای آنها بر پروژه تأثیر میگذارد. این عنصر اصلی موفقیت، نقشه راه محصول است که نشان میدهد هر یک از اعضای تیم برای موفقیت محصول چقدر تلاش و کار نیاز دارند.
5-ارائه صفحهای برای تسکهای مختلف
نمودار گانت به شما این امکان را میدهد که پیشرفت کارهای مختلف را در یک صفحه مشاهده کنید. همچنین نمودار گانت چارت اطلاعات مربوط به تمام وظایف را مشخص نموده و تسکها را ابرای تمامی افراد مسئول به اشتراک میگذارد.
6-پیشرفت پروژه
نمودار گانت بهعنوان یک ابزار میتواند نمای کلی از تسکهایی که قرار است انجام شود را ارائه میدهد. اطلاعات برای هر یک از اعضای تیم حیاتی است زیرا آنها در هر مرحله از پروژه که شرکت دارند تسکهای مربوط به خود را در روز و تاریخ مشخص خود انجام میدهند. لذا نمودارهای گانت به شما نشان میدهد که چه کارهایی انجام شده است و چه چیزی در موارد در انتظار تکمیل پروژه باقی مانده است. ماژول nTask Gantt همچنین درصد کارهای انجام شده در پروژه را به شما نشان میدهد.
7-بررسی وابستگی وظایف
هر کار واقع گرایانه پروژه به کارهای دیگر وابسته است، مانند، اگر “تسک A” تکمیل نشود،”تسک C” نمیتواند شروع شود. این موقعیتها را میتوان به راحتی با نرم افزار آنلاین نمودار گانت چارت کنترل کرد. بررسی وابستگی وظایف و انجام آنان ازجمله سختترین کارهایی است که باید انجام دهید.
8-بهبود مدیریت زمان
مدیران پروژه در مدیریت پروژههای پیچیده، بهویژه در سازمانهای ماتریسی با مشکل مواجه میشوند و در مواقعی بهطور کامل دچار سردرگمی میشوند. بهبود مدیریت زمان یکی از مزایای اصلی نمودار گانت است. نمودار گانت میتواند شدت تأخیر در پروژهها و وظایف را به تصویر بکشد و نشان دهد که کدام کارها اولویت بالاتری برای انجام دارند و کدام اهمیت کمتری دارند. لذا با کمک نمودارانت چارت میتوانید کارهای با اولویت بیشتر را انجام داده و یا کارهای سبکتر و با اولویت کمتر را در زمان مناسب دیگری انجام دهید.
9-مدیریت تیم از راه دور یا ریموت
مدیران پروژه اغلب در مدیریت تیمها بهصورت دورکار و خارج از محیط شرکت و سازمان برای پروژههای خود با مشکلاتی مواجه میشوند. لذا مدیران پروژه برای انجام ریموت کارها و بهصورت دورکار به ابزاری نیاز دارند که بتوانند بهراحتی وظایف را تعیین کنند و پیشرفت کار را پیگیری نمایند. بزرگترین مانع مدیریت پروژه از راه دور، مشکل در هماهنگی با تیمها و نگه داشتن آنها در یک مسیر و الگوی کاری مشخص میباشد. نمودار گانت چارت و ابزارهای آن میتواند این مشکل را برای مدیریت تیمهای ریموت و دور کار به راحتی حل کند.
اگر در حال انجام پروژه خاص و به نسبت سنگینی هستید، پیشنهاد میکنیم که حتماً گانت چارت و نمودار گانت چارت را تهیه بفرمایید زیرا به اهمیت و فواید معجزهآسای آن در قسمتهای بالاتر اشاره کردیم؛ بنابراین اگر تخصص و علم کافی جهت انجام این کار را ندارید میتوانید انجام این را به تیم بیزینس کوچینگ نعمتی به عنوان یک بیزینس کوچ حرفهای بسپارید و از ما بخواهید که این کار را به بهترین شکل و کیفیت برایتان انجام دهیم.
10-ارتباط با سهام داران
نمودار گانت چارت اطلاعاتی خوبی از جایگاه فعلی پروژه به مشتریان، سهامداران و اعضای تیم میدهد. لذا زمانی که میخواهید فرآیند پیشرفت یک پروژه را نمایش دهید استفاده از گانت چارت ارزش و اعتبار بیشتری برایتان به همراه خواهد داشت تا اینکه بخواهید از صدها کلمه جهت نشان دادن روند پیشرفت پروژه استفاده کنید. لذا این مورد برای سهام داران هم بسیار حائز اهمیت است زیرا میتواند نشان دهد که به ازای پول و سرمایهای که پرداخت میکنند خروجی توسط تیم فنی چطور پیش میرود لذا سهامداران از این موضوع سود خواهند برد.